۵ مرحله برای یک جلسه موفقیت آمیز راهبردی:
۱. آماده سازی و مرور:
* قبل از جلسه، تیم شما باید مقداری کار مقدماتی انجام دهد. همه شرکت کنندگان باید برنامه استراتژیک شما را مرور کنند و در مورد عملکرد شرکت به عنوان یک کل تأمل کنند.
* آیا در مسیر اجرای برنامه اقدام خود هستید، به نقاط عطف خود می رسید و به اهداف خود دست می یابید؟
* کارمندان چگونه مسئولیت های خود را در برنامه انجام داده اند؟
* تغییرات بازار و تحول کسب و کار شما چگونه بر استراتژی شما تأثیر گذاشته است؟
* آیا اهداف شما نیاز به به روز رسانی دارند؟
* اغلب ارائه یک مقاله بحث و ارائه های بخش قبل از جلسه و درخواست از شرکت کنندگان برای خواندن آنها مفید است. به این ترتیب، جلسه می تواند روی راه حل ها به جای تکرار خشک داده ها تمرکز کند.
* همچنین ممکن است مفید باشد که از طریق پرسشنامه ای که قبل از جلسه منتشر می شود، بازخورد کارمندان را در مورد مسائل مختلف دریافت کنید. این بازخورد به ویژه در صورتی که قصد دعوت از همه کارمندان به جلسه را ندارید مفید خواهد بود.
۲. تعیین دستور کار:
* دستور کار جلسه را ایجاد کنید که به شما امکان می دهد در مورد موضوعاتی که در بررسی قبل از جلسه شناسایی کرده اید بحث کنید.
* مطمئن شوید که دستور کار انعطاف پذیر باشد تا در صورت نیاز زمان بیشتری به برخی موضوعات اختصاص داده شود یا موارد جدیدی مطرح شود.
* برگزاری جلسات گروهی کوچک برای مسائل خاص مربوط به بخش های خاص را در نظر بگیرید.
* دستور کار همچنین باید شامل زمان کافی برای بحث در مورد وظایف ناشی از جلسه، برنامه ای برای اجرای این وظایف و فرآیند پیگیری جلسه باشد.
۳. تدارکات:
* لزوماً نیازی نیست همه افراد را در شرکت خود دعوت کنید. شرکت کنندگان باید افرادی باشند که می توانند اطلاعات مفیدی ارائه دهند و وظایف مختلف را اجرا کنند.
* در نظر بگیرید که چه کسی جلسات را مدیریت خواهد کرد. این می تواند شما، یک مدیر کلیدی یا یک مشاور خارجی باشد.
* محل جلسه را انتخاب کنید. مکانی را انتخاب کنید که محیطی آرام و بدون حواس پرتی را ارائه دهد و برای تعداد شرکت کنندگان و فعالیت های برنامه ریزی شده مناسب باشد.
* ترتیب حمل و نقل و اقامت را بدهید، در صورت لزوم.
* مطمئن شوید که تمام مواد مورد نیاز مانند کاغذ، خودکار، تخته سفید و غیره در دسترس است.
۴. جشن گرفتن:
* زمانی را برای جشن گرفتن موفقیت های خود و پیشرفت هایی که به عنوان یک تیم انجام داده اید اختصاص دهید.
* این می تواند یک ناهار یا شام گروهی، یک فعالیت سرگرم کننده یا به سادگی چند کلمه قدردانی از یکدیگر باشد.
۵. پیگیری:
* مهم است که پس از جلسه پیگیری کنید تا مطمئن شوید که اقدامات قابل تحویل به پایان رسیده است و اهداف جلسه برآورده شده است.
* خلاصه ای از بحث ها و تصمیمات را برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید.
* وظایف و مهلت ها را برای هر اقدام قابل تحویل مشخص کنید.
* جلسات پیگیری را برنامه ریزی کنید تا پیشرفت را بررسی کنید و هر گونه مانعی را برطرف کنید.
با دنبال کردن این مراحل، می توانید یک جلسه راهبردی موفق برگزار کنید که به تیم شما کمک می کند تا بر اهداف خود تمرکز کند و به نتایج مثبت دست یابد.
